Doel functioneringsgesprek
Het einddoel van een functioneringsgesprek is verbetering. Enerzijds gaat het om het verbeteren van de kwaliteit van het werk of de geleverde dienst. Anderzijds gaat het om aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker en een verbetering van de motivatie, waardoor plezier en enthousiasme in het werk vaak automatisch toenemen. Als de kwaliteit en/of motivatie na afloop van het functioneringsgesprek daalt, beantwoordde het gesprek niet aan de doeleinden.
Het succes van een sportorganisatie hangt nauw samen met de kwaliteit van de uitgevoerde taken en de motivatie van iedereen die binnen die organisatie werkt. Als er afspraken worden gemaakt over de kwaliteit van het werk of de dienstverlening, hoeft dit echter niet te leiden tot het gewenste resultaat. Immers, dat resultaat hangt niet af van de afspraken, maar van de uitvoering daarvan door de medewerkers. Zij zullen de genomen beslissingen moeten accepteren. Pas wanneer iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft en goed gemotiveerd is, kan het resultaat optimaal zijn.
Succesformule
Samengevat in een formule betekent dit dat het effect van een besluit of afspraak (E) afhankelijk is van de kwaliteit (K) van het besluit vermenigvuldigd met de acceptatie van het besluit (A). De succesformule is: E = K x A.
Kern van het gesprek
Voldoende draagvlak en grote betrokkenheid bij de medewerkers optimaliseren de uitvoering van een besluit en dus van de kwaliteit van het werk of de dienstverlening. In een functioneringsgesprek is het daarom belangrijk dat de medewerker initiatief neemt tot het oplossen van problemen die door beide gespreksdeelnemers zijn ingebracht. Mensen stellen zich nu eenmaal gemakkelijker achter een bepaald plan als ze het zelf gelanceerd hebben. De kern van een gesprek over het functioneren van medewerkers bestaat dan ook uit het bespreken van dat draagvlak en de motivatie.
Onderdelen van het gesprek
Het voortgangs-/functioneringsgesprek kent enkele vaste onderdelen en vindt bij hoge voorkeur uiterlijk halverwege het jaar plaats.
- Ervaringen medewerker en werkgever
Je bespreekt op een informele manier met de medewerker de tevredenheid over zijn werk, de arbeidsomstandigheden, de collega’s en het management. - Afspraken
In het voortgangsgesprek wordt de voortgang en stand van zaken besproken van de gemaakte afspraken (werkafspraken, ontwikkelafspraken en overige afspraken). - Eventuele bijstelling
Het is mogelijk dat er redenen of omstandigheden zijn om tot bijstelling van afspraken te komen. Deze kunnen dan hier worden besproken en vastgelegd. - Vastlegging
Vastgesteld is dat de voorbereiding en het vastleggen van het voortgangsgesprek eveneens door de medewerker geschiedt. In die gevallen waar dat niet wenselijk is, vindt nader overleg plaats tussen leidinggevende en medewerker.
Besluitvorming
Het gesprek kan uiteindelijk resulteren in besluiten over:
- bijstelling takenpakket;
- wijziging taakstelling;
- scholing of opleiding.
Afspraken nakomen!
Intussen moeten natuurlijk ook de gemaakte afspraken worden nagekomen. Het is verstandig dat de eindverantwoordelijke hierbij de vinger aan de pols houdt en tussentijds informeert. Hier zou een goede gewoonte uit kunnen ontstaan: informeren naar de prestaties, vragen, luisteren, uitwisselen en elkaar opnieuw motiveren.
Verbeterplannen
Alle functioneringsgesprekken samen bieden een sportorganisatie een goed totaalbeeld. De conclusies die voor de gehele sportorganisatie van belang (kunnen) zijn, worden geïnventariseerd. Waar nodig leiden deze tot concrete verbeterplannen.