Spring naar content

Hybride werken

Terug

Het organiseren van werk – in welke vorm dan ook – is een actueel onderwerp van gesprek tussen werkgevers en werknemers. Hoe zien wij de toekomst van ons werk? En wat vraagt dit van onze organisatie en onze werknemers? De geleerde lessen uit corona brengen mogelijkheden met zich mee om werk anders in te richten. Om werkgevers hierbij te helpen heeft de WOS deze informatie met ondersteunde producten ontwikkeld om hybride werken in jouw organisatie in te richten. Je vindt ze hieronder. 

Routekaart hybride werken
De “Routekaart Hybride Werken” is een hulpmiddel om op een gestructureerde en laagdrempelige wijze te komen tot een bij jouw organisatie passende manier van werken. Het document is ontwikkeld door de WOS in samenwerking met AWVN met als doel werkgevers te ondersteunen om hybride werken in de organisatie (opnieuw) vorm te geven. Daarvoor kunnen we de “lessons learned” van de coronacrisis gebruiken. De volgende vragen zijn daarbij ondersteunend: 

  • Wat willen we achter ons laten? 
  • Wat willen we behouden? 
  • Wat willen we versterken? 
  • Hoe geef je aantrekkelijk werkgeverschap vorm? 
  • Hoe betrekken we onze medewerkers daarbij? 
  • Welke faciliteiten zijn er nodig en welke regelingen moeten er worden aangepast?
  • Etcetera.

De Routekaart is getoetst bij een afvaardiging van werkgevers in de sport en bevat alle aspecten rondom: 

  • Het ontwikkelen van een visie op werk; 
  • Het organiseren van het werk; 
  • Het faciliteren van werk. 

Daarbij zijn er verschillende manieren om het thema hybride werken te benaderen, uit te leggen en in te voeren. Hoewel het voor de hand ligt om te starten met het (her) ontwikkelen van een visie is dit niet noodzakelijk. Je kunt ook starten met het bespreken van de organisatie van werk en dan de faciliteiten en regelingen te treffen die daarbij passen. Tevens is het goed mogelijk om trajecten samen te voegen, naast elkaar te doen etcetera. Als er gaandeweg al een nieuwe praktijk van werken is ontstaan, kan dat ook het vertrekpunt zijn. Het belangrijkste advies is: trek een plan en maak bewuste keuzes

Thema’s hybride werken

Om jou te ondersteunen bij het organiseren van hybride werken hebben we informatie opgesteld die behulpzaam is bij visievorming, het opstellen van beleid en de voorlichting naar werknemers. Je vindt de informatie aan de hand van vier hoofdthema’s. Alle blauwe tekst clickable en verwijst direct aan de relevante informatie.

Hybride Werken

Hybride Werken

Veel werkgevers geven aan dat zij – evenals hun werknemers – een combinatie van thuis- en kantoorwerk het meest wenselijk achten als hybride werkvorm. Ook zijn er organisaties die hybride werken in een breder perspectief zien. De locatie waar het werk gedaan wordt is niet leidend, maar het wat gedaan moet worden, waar dit het beste gedaan kan worden en wie je ervoor nodig hebt (of juist niet) wordt als leidend gezien. Hybride werken wordt ook wel plaatsonafhankelijk werken genoemd. Het verruimen van de tijden waarop men het werk kan uitvoeren behoort hierbij ook tot de mogelijkheden (plaats- en tijdsonafhankelijk werken). Er zijn dus verschillende visies mogelijk op de definitie van hybride werken.  

Welke keuze het best passend is, is aan de organisatie zelf. Als werkgever zul je samen met je werknemers beleid moeten maken hoe dit hybride werken er in de praktijk uit moet komen te zien. Het vraagt wat van de stijl van leiderschap van zowel de werknemer als de werkgever, maar hybride werken vraagt meer om over na te denken. Van het inrichten van de werkplek, het aanpassen van arbeidsvoorwaarden tot het anders kijken naar productiviteit (resultaatgericht werken) en creativiteit. Autonomie (eigen regie over de werkdag), competentie en verbondenheid spelen hierin een cruciale rol. Wees bewust van het bredere kader, de vragen achter hybride werken en de raakvlakken/ invloeden die dit heeft op andere HR thema’s.

De WOS adviseert: ga met elkaar in gesprek. Besteed niet alleen aandacht aan de harde kant, zoals taken en verantwoordelijkheden, maar ook aan de zachtere kant, zoals vitaliteit, teamspirit en in verbinding blijven met elkaar. Op welke gebieden moet jouw organisatie nog aan de slag en hoe ga je dit doen? 

Als werkgever heb je een wettelijke zorgplicht om zorg te dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor alle werknemers. Deze verplichting geldt voor alle plekken waar arbeid wordt verricht dus ook voor de thuiswerkplek. Concreet betekent dit dat je als werkgever moet zorgen voor

  • een gezonde en veilige werkplek;
  • een inrichting van die werkplek, aangepast aan de persoonlijke eigenschappen van je werknemer (een ergonomisch verantwoorde werkplek).

Goede voorlichting en instructie ten aanzien van het gebruik en instellen van de werkplek – volgens de arborichtlijnen – is daarbij essentieel. Hieronder vind je handvatten en tips die hierbij behulpzaam zijn.

Meer informatie over fysiek en ergonomisch werk:

De mate waarin je als werkgever invulling moet en kan geven aan deze zorgplicht is afhankelijk van wat “redelijkerwijs van jou als werkgever kan worden gevergd.” De WOS benadrukt hierbij het belang van voorlichting en de dialoog. Ga dus het gesprek aan met je werknemer!

Thuiswerken is een onderdeel van hybride werken. Door corona is thuiswerken voor een groot deel van de werknemers onderdeel geworden van hun werksituatie. 

Wat verstaan we onder thuiswerken?
Er is sprake van thuiswerken als je werknemer:

  • Structureel;
  • Meer dan twee uur per dag;
  • De arbeid thuis verricht. 

Let op:

  • In voorkomende gevallen kan de werknemer ook op een andere plek dan kantoor of zijn eigen huis werken. Echter, dit heeft in de meeste gevallen geen structureel karakter. 
  • Ook als thuiswerk plaatsvindt zonder nadrukkelijke toestemming van de leidinggevende, maar in de praktijk wordt gedoogd, zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Het is van belang beleid op te stellen rondom hybride werken. Artikel 48 CAO Sport 2021 bepaalt ook dat je als werkgever in overleg met de medezeggenschap thuiswerkbeleid opstelt.

In het thuiswerkbeleid worden algemene rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer opgenomen. Om tot een beleid rondom hybride werken te komen is het verstandig onderstaande processtappen te nemen.

De WOS heeft een stappenplan ontwikkeld om tot een thuiswerkbeleid te komen.

  • Bepaal als werkgever de visie op hybride werken. Bestaat de wens om hybride te werken?
  • Bespreek samen met de medezeggenschap en/ of je werknemers in hoeverre jouw organisatie hybride wenst te werken.
  • Leg al de gemaakte afspraken af in je thuiswerkbeleid;
  • Leg de einddatum van het beleid vast: check voor afloop bij je werknemers hoe de manier van werken bevalt en stuur in overleg bij. Daarbij is het van belang open te staan voor verschillende belevingen en behoeftes;
  • Verwerk hybride werken in beleid rondom de werving en selectie, evenals onboarding van nieuwe werknemers. Wijziging van dit beleid behoeft instemming van de Ondernemingsraad.

Als het beleid is vastgesteld, is het verstandig met iedere werknemer die hybride gaat werken, de individuele afspraken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst.

Onderwerpen vragen die aan bod kunnen komen bij het opstellen van thuiswerkbeleid: 

  • Wat is de gewenste verdeling tussen thuiswerken en kantoor?
  • Geldt hybride werken organisatiebreed of voor bepaalde functies/ teams? 
    • Wat zijn de criteria waaraan een functie(groep) moet voldoen om voor een thuiswerkplek in aanmerking (kunnen) komen?
  • Wat hebben werknemers nodig en wat zijn hun wensen om hun werk goed te kunnen doen? 
  • Welke wensen heb je als werkgever om je organisatiedoelstellingen te behalen? 
  • Is er een minimale bezetting wenselijk? Is het verstandig om bepaalde dagen of dagdelen te benoemen waarop iedereen samen op kantoor is? En voor welke doelen?
    • Is er een maximumaantal thuiswerkdagen? 
    • Wat zijn de werktijden?
  • Wat betekent hybride werken voor de inrichting van de kantoorruimte/ werkplekken? 
  • Welke kosten vergoedt de werkgever?
  • Wat is de procedure rondom ziekmelding?
  • Welke afspraken maken we rondom arbo verantwoord ingerichte werkplek en werkplekonderzoek door werkgever?
  • Hoe richten we de informatiebeveiliging in? Het betreft de wijze waarop je als werkgever faciliteert en de wijze waarop de werknemer dit goed kan regelen;

Nu de meeste werknemers al thuis aan het werk zijn, is het zinvol om als werkgever -samen met de medezeggenschap- de werknemers te bevragen wat goed gaat en wat beter kan, en wat de wensen en behoeften zijn. Dit biedt aanknopingspunten voor het op te stellen beleid. Thuiswerkbeleid/ beleid rondom hybride werken is nu eenmaal maatwerk per organisatie.

Ter inspiratie heeft de WOS een thuiswerkbeleid ontwikkeld. Indien je wenst kun je deze uitgebreide versie opvragen bij de WOS via info@sportwerkgever.nl.

Een verkorte versie, met de noodzakelijke onderwerpen, vind je hier:

Thuiswerk afspraken kunnen verder per werknemer worden uitgewerkt in een thuiswerkovereenkomst (zie onder). In deze overeenkomst kan worden verwezen naar het thuiswerkbeleid.

De WOS adviseert de afspraken met de werknemer die hybride gaat werken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Hierin worden alle rechten en plichten van werkgever en werknemer rondom hybride werken opgenomen. Er kan ook een verwijzing worden opgenomen naar het thuiswerkbeleid dat geldt in de organisatie, en dat samen met de medezeggenschap tot stand is gekomen. Een thuiswerkovereenkomst is een extra aanvulling op de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer en maakt daarvan integraal onderdeel uit.

De volgende onderwerpen kunnen in de thuiswerkovereenkomst worden opgenomen (niet limitatief):

  • Het aantal (en eventueel welke) dagen per week dat de werknemer (gemiddeld) thuis werkt;
  • Bereikbaarheid werknemer (inzicht en wanneer noodzakelijk);
  • Verkregen kantoorbenodigdheden en uitdiensttreding, eventueel met verwijzing naar het het thuiswerkbeleid;
  • De hoogte van een eventuele onkostenvergoeding;
  • Fiscale aspecten;
  • Verlenging thuiswerkovereenkomst;
  • Verklaring dat de werkplek voldoet aan de arbo-eisen/ een akkoordverklaring van werknemer dat de werkgever de werkplek controleert. 

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst
Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (word)
Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (pdf)

  • Hybride werken vraagt om passend leiderschap 
  • Arbeidsomstandigheden (in kaart brengen van arbeidsrisico’s m.b.v. de Sport RI&E)
  • Controle op afstand
  • Privacy en beveiliging
  • Thuiswerkbeleid 
  • Thuiswerkovereenkomst 
  • Ergonomische (thuis)werkplek – aandachtspunten en tools voor fysieke ondersteuning werknemers
  • Psychosociale arbeidsbelasting – aandachtspunten en tips voor de mentale gezondheid van werknemers
  • Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding 
  • Medezeggenschap
  • Werktijden

Als werkgever moet je jouw werknemer actief voorlichten (instrueren) hoe hij veilig en gezond zijn werk kan doen, zeker bij een wijziging van de arbeidsomstandigheden. Ook als werknemers deels thuiswerken blijft voorlichting belangrijk. Als werkgever moet je de impact en de gevolgen van het thuiswerken met iedere werknemer te bespreken. Besteed ook aandacht aan voldoende ontspanning en beweging tijdens werkdagen en vergeet de psychosociale gevolgen niet.

Tip: agendeer het onderwerp ‘thuiswerken/ hybride werken’ -naast de informele gesprekken-  standaard in de bestaande gesprekscyclus (plannings-, functionerings-, en beoordelingsgesprek).

Wederkerigheid werknemer en meldplicht
De werknemer is zelf actief gehouden (meldplicht) om eventuele klachten door te geven aan jou als werkgever. Belangrijk is dat de werknemer vooraf helder heeft wat thuiswerken van hem vraagt en dat hij actief meedenkt om klachten te voorkomen. Zelf heeft hij het beste beeld bij zijn vitaliteit, gezondheid, thuisomgeving en wat hij hierin nodig heeft. Dit valt mooi samen met het steeds belangrijkere thema “eigen regie” van de werknemer.

De wet bepaalt dat de werkgever met de medezeggenschap (de ondernemingsraad/ personeelsvertegenwoordiging, of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het arbobeleid (waaronder thuiswerken) en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het thuiswerkbeleid.

Een veilige werkplek creëren

Een veilige werkplek creëren

Als werkgever mag je je werknemers geen vaccinatieplicht opleggen. Immers, iedereen in Nederland heeft het recht op onaantastbaarheid van zijn lichaam. Je mag je werknemer wel vragen of hij gevaccineerd is, al hoeft de werknemer deze vraag niet te beantwoorden. Zodoende is het in voorkomende gevallen onduidelijk wat de vaccinatiestatus is van je werknemers. Ook het verplichten van zelftesten of het laten zien van een zogenaamd “herstelbewijs” is juridisch gezien niet mogelijk. Voorgaande botst met de plicht van jou als werkgever om een veilige werkomgeving te creëren voor al je werknemers. Er zijn al voorbeelden van werknemers die niet naar kantoor willen komen als onduidelijk is wat de vaccinatie gesteldheid is van collega’s. Hoe kom je als werkgever uit deze impasse?

Morele oproep samen een veilige werkomgeving te creëren
De Werkgeversorganisatie in de Sport stelt dat je als werkgever een morele oproep kan doen aan je werknemers om mede zorg te dragen voor een veilige werkomgeving. Dit in het kader van goed werknemerschap. Immers, ook meer kwetsbare werknemers moeten in de gelegenheid zijn om -in een zo veilig mogelijke omgeving-  op kantoor te werken. In de praktijk betekent dit dat je als werkgever een oproep doet aan al je werknemers om alleen dan naar kantoor te komen indien:

  • je volledig gevaccineerd bent;
  • je in het bezit bent van een geldige herstelverklaring van corona;
  • je een (zelf)test hebt gedaan waarvan de uitkomst negatief is.

Als de werkgever weet dat een werknemer niet is gevaccineerd, of als een werknemer dit niet wil zeggen ongeacht de reden daarvoor, is een aanpassing van werk een mogelijkheid. Voorbeelden hiervan zijn:

  • een aangepast werkrooster;
  • het aanbieden van een andere werkplek;
  • het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen;
  • of als het werk het toelaat, thuiswerken.

Nogmaals, bovenstaande is een oproep aan en géén verplichting voor je werknemers. Het is evident dat 100% garantie om corona buiten de werkvloer te houden niet mogelijk is. Desalniettemin zal een morele oproep zoals beschreven ertoe leiden dat het risico op een besmetting op kantoor wordt geminimaliseerd. 

Veelgestelde vragen
Bekijk hier alle veelgestelde vragen rondom het creëren van een veilige werkplek, vaccineren en testen

Arbo 
Je werknemers gezond en veilig laten werken is sinds corona een stuk ingewikkelder geworden. Nu we met elkaar naar een meer hybride vorm van werken gaan is het als werkgever belangrijk om op de hoogte te zijn van verschillende arbo gerelateerde en juridische aspecten. 

Juist nu verwacht de inspectie SZW dat je de risico’s die aanwezig zijn voor je werknemers in kaart hebt gebracht en hier passende maatregelen en beleid op hebt geformuleerd, waar nodig in afstemming met de medezeggenschap.

Elke werkgever is op grond van de wet verplicht om te beschikken over een actueel arbobeleid.

Wat is arbobeleid?
Het beleid dat een werkgever binnen zijn organisatie voert op het gebied van arbeidsomstandigheden. Het bevat de visie op werk en arbeidsomstandigheden en op welke wijze eventuele risico’s worden ondervangen. Het is een bundeling van alle activiteiten die je als werkgever onderneemt om je werknemers veilig en gezond te laten werken. 

Aandachtspunten

  • Indien de arbeidsomstandigheden veranderen (zoals door de overheidsmaatregelen vanwege corona, maar ook bij een verhuizing naar een nieuwe locatie of de overgang naar hybride werken) ben je als de werkgever verplicht om nieuw beleid te ontwikkelen of het bestaande beleid aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid.  
  • Beleid moet voldoen aan alle arbowetgeving. Indien de wetgeving de werkgever keuzevrijheid laat, is voor dit deel instemming van de medezeggenschap vereist.
  • Het beleid moet breed worden gecommuniceerd en toegankelijk zijn voor alle werknemers in de organisatie. 
  • Als werkgever ben je verplicht om zorg te dragen voor actieve voorlichting (instrueren) hoe de werknemer het werk veilig en gezond kan uitvoeren, zeker bij gewijzigde of nieuwe arbeidsomstandigheden. 

Goed arbobeleid door middel van de ‘Handleiding Arbo’
Een goed arbobeleid beperkt de gezondheidsrisico’s voor werknemers in de organisatie, vermindert het ziekteverzuim en bevordert re-integratie na ziekte. Weten welke onderwerpen terug dienen te komen in je arbobeleid, of hoe je een goed arbobeleid opstelt? Raadpleeg de ‘Handleiding Arbo’ en laat je ondersteunen met voorbeelden, voorlichtingsmateriaal voor je werknemers en andere praktische handvatten.  

  • Handleiding Arbo – veilig en gezond werken in een hybride werkomgeving (leesversie in pdf)
  • Handleiding Arbo – veilig en gezond werken in een hybride werkomgeving (printversie in pdf)

Elke organisatie met werknemers in dienst moet (laten) onderzoeken of het werk gevaar kan opleveren of schade kan veroorzaken aan de gezondheid van de werknemer. Dit onderzoek heet een RI&E (risico inventarisatie- en evaluatie). 

Hybride werken brengt (nieuwe) risico’s met zich mee. Behulpzaam bij het in kaart brengen van deze risico’s is de Sport RI&E. Deze bevat tevens een gecertificeerde coronamodule met risico’s en standaard oplossingen t.a.v. het werken op kantoor en de thuiswerkplek.

Waaruit bestaat een RI&E?
De RI&E bestaat uit een vragenlijst en op basis van de risico’s die daaruit naar voren komen, wordt een plan van aanpak opgesteld voor het oplossen of verminderen van de risico’s. De sport heeft een eigen branchespecifieke en erkende RI&E: de Sport RI&E. Deze branche erkende tool bevat een gecertificeerde corona en thuiswerkmodule waardoor je als werkgever aan kan tonen dat je de risico’s op kantoor en thuiswerken in kaart hebt gebracht. 

Toegang tot de branche erkende Sport RI&E

Plan van aanpak
In het plan van aanpak moet de werkgever aangeven wat deze gaat doen, wanneer het plaatsvindt en wie ervoor verantwoordelijk is. In de Sport RI&E is tevens een voorstel gedaan tot maatregelen, zodat werkgevers niet zelf opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Het plan van aanpak dien je ter instemming voor te leggen aan de medezeggenschap. 

Tip: Check 1x per jaar of er nieuwe risico’s zijn ontstaan en of het plan van aanpak nog actueel is bij gewijzigde arbeidsomstandigheden (verhuizing, etc.). 

Let op! In het geval van wijziging van de coronamaatregelen door het kabinet, dient het plan van aanpak aangepast te worden indien de arbeidsomstandigheden veranderen. 

Meer informatie

  • 1,5 meter afstand is niet langer verplicht, maar is nog wel verstandig;
  • Werk thuis als het kan. Werken op kantoor mag als dat nodig is; 
  • Er mag aan de werknemer gevraagd worden naar de vaccinatiestatus (of dat deze beschikt over een geldig test- of herstelbewijs), waarbij de werknemer niet tot antwoorden verplicht is;
  • De werkgever mag echter niet vastleggen welk antwoord de werknemer heeft gegeven. Het gaat hier immers om een antwoord op een vraag naar een gezondheidsgegeven. De werknemer hoeft bovendien op de vraag van de werkgever geen antwoord te geven.

Reiskosten en thuiswerkvergoeding

Reiskosten en thuiswerkvergoeding

Bekijk hier de Q&A reiskosten en thuiswerkvergoeding

Download hier de praatplaat ‘Hybride werken: WKR vergoedingen’

Download hier de praatplaat ‘Hybride werken: mobiliteitsvergoedingen’

Leidinggeven (dialoog)

Leidinggeven (dialoog)

Veel organisaties en werknemers wensen niet meer terug te gaan naar de manier van werken van vóór de coronacrisis.  Maar hoe kom je met elkaar tot een nieuwe manier van werken? ‘Back to work’ vraagt om een regelmatige dialoog met en tussen verschillende disciplines binnen de organisatie, zoals directie, managers/ leidinggevenden, HR, medezeggenschap en werknemers.

  • Laat je werknemers een digitale agenda bijhouden waarin iedereen kan zien wanneer hij bereikbaar is. Voer ook met elkaar het gesprek over bereikbaarheid versus werk en privébalans. Indien gewenst kan worden aangesloten bij artikel 29 van de CAO Sport. Daarin is opgenomen dat de werktijden ‘in de regel’ liggen tussen 7.00 en 22.00. Voor kantoorfuncties zou wellicht 19.00 een betere eindtijd zijn, een en ander in overleg met de medezeggenschap. 
  • Houd periodiek een vergadering/ sessie met het hele team. Stel dan de vooruitgang van de werkzaamheden aan de orde, zodat iedereen van elkaar weet hoe het ervoor staat en waar eventueel samenwerking of hulp gewenst is. 
  • Zorg dat de thuiswerkdagen zich lenen voor bellen of video vergaderen en de dagen op kantoor zich lenen voor het doel dat je met elkaar hebt afgesproken, bijvoorbeeld interactie, creatieve overleggen en het stimuleren van de binding binnen het team. Beperk op deze dagen dan ook de video vergaderingen en andere activiteiten die vanuit huis ook prima kunnen worden uitgevoerd.
  • Zorg ervoor dat de dagen op kantoor voldoende ruimte bieden voor uitwisseling van kennis en vaardigheden tussen werknemers. Voornamelijk de jongere groep werknemers ontwikkelt kennis en vaardigheden “on the job” en kunnen deze mede opdoen via collega’s.
  • Deel met elkaar de nieuwste plannen en ontwikkelingen. Door het hybride werken krijgen werknemers niet alles mee in de ‘wandelgangen’, waar vaak het meeste te horen is. Kies om dit te voorkomen wekelijks of maandelijks een vaste dag en tijd, waarin je als leidinggevende/ manager de laatste ontwikkelingen deelt. Zo wordt iedereen in de gelegenheid gesteld om betrokken te zijn bij de koers, richting en strategie van de organisatie.
  • Bovenstaande afspraken zijn zinvol om op te nemen in het thuiswerkbeleid. 

Een checklist die behulpzaam kan zijn voor jou als directeur of leidinggevende bij het begeleiden van jouw werknemers terug naar kantoor is gebaseerd op het wetenschappelijke model van Amabile en Kramer. Het geeft de mogelijkheden voor jou als werkgever om te focussen op progressie in werksituaties en de kracht van je werknemers.

Bekijk hier de checklist leidinggeven