Thuiswerken in tijden van corona

Er is sprake van thuiswerk als een werknemer:

• Structureel;
• Meer dan twee uur per dag;
• De arbeid thuis verricht in plaats van op de reguliere werkplek. 

Let op:

• In voorkomende gevallen kan de werknemer ook op een andere plek dan kantoor of zijn eigen huis werken. Echter, dit heeft in de meeste gevallen geen structureel karakter. Deze vorm wordt hier buiten beschouwing gelaten.
• Ook als thuiswerk plaatsvindt zonder nadrukkelijke toestemming van de leidinggevende, maar in de praktijk wordt gedoogd, zijn de wettelijke bepalingen van toepassing.

Je hebt als werkgever, ook bij de thuiswerkplek, een zorgplicht voor:

• • een gezonde en veilige werkplek; en 
  • een inrichting van de werkplek die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. 

Dit betekent dat je als werkgever ervoor moet zorgen dat je werknemer de beschikking heeft over een ergonomisch verantwoorde werkplek.

De mate waarin je als werkgever invulling moet en kan geven aan deze zorgplicht is afhankelijk van wat “redelijkerwijs van de werkgever kan worden gevergd.” De WOS benadrukt het belang van voorlichting en de dialoog.

Voorlichting en dialoog
Als werkgever moet je jouw werknemer actief voorlichten (instrueren) hoe hij veilig en gezond zijn werk kan doen, zeker bij een wijziging van de arbeidsomstandigheden. Het coronavirus is van grote invloed op de deze omstandigheden nu werknemers zoveel mogelijk thuis moeten werken. Het is van belang om de impact en de gevolgen daarvan met iedere werknemer te bespreken. Besteed ook aandacht aan voldoende ontspanning en beweging tijdens werkdagen.

Vergeet in het gesprek ook niet de mogelijke mentale gevolgen ter sprake te brengen, zie ook hieronder subkopje 4. “Psychosociale arbeidsbelasting”. 

Tip: agendeer het onderwerp ‘thuiswerken’, naast de informele gesprekken, standaard in de bestaande gesprekscyclus (plannings-, functionerings-, en beoordelingsgesprek).

Wederkerigheid werknemer en meldplicht
De werknemer is zelf actief gehouden (meldplicht) om eventuele klachten door te geven aan zijn werkgever. Belangrijk is dat de werknemer vooraf helder heeft wat thuiswerken van hem vraagt en dat hij actief meedenkt om klachten te voorkomen. Zelf heeft hij het beste beeld bij zijn vitaliteit, gezondheid, thuisomgeving en wat hij hierin nodig heeft. Dit valt mooi samen met het steeds belangrijkere thema “eigen regie” van de werknemer.  

Medezeggenschap
De wet bepaalt dat de werkgever met de medezeggenschap (de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het arbobeleid (waaronder thuiswerken) en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het thuiswerkbeleid. Voor meer informatie over de rol van de medezeggenschap bij thuiswerken, zie onder kop 6 “De rol van de medezeggenschap.”

• Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid leg je als werkgever in een risico-inventarisatie en -evaluatie (verder: RI&E) schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. Ook voor thuiswerk. Deze evaluatie bevat tevens een beschrijving van de risico-beperkende maatregelen die door jou als werkgever worden getroffen ten behoeve van de gezondheid en vitaliteit van je werknemers.
• De WOS heeft in samenwerking met de vakbonden een Corona & thuiswerk-module ontwikkeld voor de erkende branche-RI&E. De modules zijn toegevoegd aan de bestaande Sport RI&E.

Als onderdeel van de wettelijk voorgeschreven RI&E moet je als werkgever de thuiswerkplekken onderzoeken. Dat kan op verschillende manieren:

• Door de thuiswerkplek door de werknemer zelf te laten beoordelen, bijvoorbeeld aan de hand van een checklist. De beoordeling zal de werknemer aan de werkgever verstrekken
• Door de thuiswerkplek door een (interne) deskundige te laten beoordelen aan de hand van foto’s of tijdens een (digitaal) bezoek. Voorgaande met toestemming van de werknemer.

Tip: Leg de resultaten en de eventueel geadviseerde maatregelen die voortkomen uit het thuiswerkplek onderzoek goed vast. Als de werkplek niet (voldoende) voldoet, leg dan duidelijk vast hoe en wanneer de werkplek wel aan de gestelde eisen voldoet en wie waarvoor actie onderneemt.

Let op: Ook de medezeggenschap moet bij de RI&E worden betrokken. Zie onder kop  6 ”De rol van de medezeggenschap.”

Het Arbeidsomstandighedenbesluit geeft aan dat de thuiswerkplek ergonomisch verantwoord moet zijn. De werkgever vergoedt / verstrekt / stelt ter beschikking (onder andere) de volgende middelen, als die voor het thuiswerk nodig zijn en als de werknemer daarover nog niet beschikt:

• Een desktop/ laptop;
• Een muis, eventueel een apart toetsenbord;
• Een mobiele telefoon;
• Een ergonomische bureaustoel; 
• Een bureau / werktafel op de juiste hoogte voor de werknemer;
• Werkplekverlichting (bureaulamp met of zonder vloerstandaard);
• Overige kosten die direct in verband staan met de aankoop van ARBO-middelen, zoals bijvoorbeeld aflever- en montagekosten.

Eventueel: een docking station, een laptopverhoger, een apart beeldscherm en, indien noodzakelijk, een printer of een tweede beeldscherm.

Tip:

• Als de werknemer zelf reeds beschikt over een ergonomisch verantwoorde werkplek, dan hoef je als werkgever daaraan niet bij te dragen;
• Je kunt meubilair en hulpmiddelen die op kantoor aanwezig zijn tijdelijk ter beschikking stellen aan je werknemer om een ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek te mogelijk te maken.

 Meer informatie over de inrichting van de werkplek vind je op:

• infographic Vitaal thuiswerken en de werkplek inrichten;
• checklist Beter achter je beeldscherm en het beeldscherm;
• Arbocatalogus voor de Sport.

De Corona pandemie kan bij werknemers tot een verhoging van werkdruk leiden. Onderstaande maatregelen helpen burnout klachten te voorkomen.

• Breng als werkgever de risico’s omtrent werkdruk in kaart;
  • in de (in)formele gesprekken met de individuele werknemer;
  • met de medezeggenschap
• Zorg als leidinggevenden voor regelmatig contact met thuiswerkende werknemers over werkplezier en werkstress;
• Besteed bij de voorlichting aan de thuiswerkende werknemers ook aandacht aan werkplezier en werkstress;
•  Zorg in samenspraak met de werknemer die problemen ervaart door het vele thuiswerken voor adequate oplossingen zoals
  • extra begeleiding in werk;
  • aanschaffen van extra voorzieningen;
  • ondersteuning mentaal (door een externe partij).

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een Gespreksleidraad Werkstress op laten stellen die behulpzaam kan zijn om het gesprek over de psychosociale arbeidsbelasting van je werknemer te faciliteren. Ook vindt u wellicht nuttige informatie in de Handreiking voor werkgevers – psychische klachten verhelpen & ziekteverzuim voorkomen.

Als werkgever is het zinvol heldere en duidelijke kaders te stellen over thuiswerken. Dit kan door middel van het opstellen van een thuiswerkbeleid. De algemene rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer worden erin opgenomen. De WOS adviseert het beleid in samenspraak met je werknemers/ medezeggenschap te maken om draagvlak te creëren. Onderwerpen die aan bod kunnen komen:

• Criteria welke functie(groepen) voor een thuiswerkplek in aanmerking (kunnen) komen;
• Maximum aantal thuiswerkdagen (kan verschillen per functie / per werknemer);
• Onkostenvergoedingen, zoals reiskosten (zie onder kop 4 “Onkosten en thuiswerken”;
• Bereikbaarheid:
  • in principe hetzelfde als op kantoor, tenzij andere afspraken worden gemaakt);
  • anders.
• Plichten werknemer bij het ervaren van klachten:
  • gesprek aangaan met leidinggevende;
  • mogelijkheid inschakelen vertrouwenspersoon. 
• Werktijden:
  • werkvensters, zie ook CAO Sport 2021 artikel 29;
  • bereikbaarheid;
  • agendabeheer;
• Procedure ziekmelding;
• Arbo verantwoord ingerichte werkplek en werkplekonderzoek door werkgever (zie onder kop 2 “Verantwoordelijkheid werkgever bij thuiswerken”;
  • de werknemer is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor een rustige werkplek (indien de scholen gesloten zijn is dit uiteraard geen harde voorwaarde);
  • Terugbetaalregeling bij uitdiensttreden bijvoorbeeld:
    • binnen 1 jaar uit dienst: 75% kosten
    • binnen 2 jaar uit dienst: 50% kosten
    • binnen 3 jaar uit dienst: 25% kosten.
• Communicatievormen:
  • mogelijkheid om te beeldbellen;
  • eventueel afspraken over de achtergrond (blurren o.i.d.);
• Informatiebeveiliging (de wijze waarop je als werkgever faciliteert en de wijze waarop de werknemer dit goed kan regelen);
• Looptijd beleid;

• Evaluatiemomenten beleid.

Nu de meeste werknemers al thuis aan het werk zijn, kun je als werkgever, samen met de medezeggenschap, de werknemers bevragen wat goed gaat en wat beter kan, en wat de wensen en behoeften zijn. Dit biedt aanknopingspunten voor het op te stellen beleid. Thuiswerkbeleid is nu eenmaal maatwerk per organisatie.

Thuiswerk afspraken kunnen verder per werknemer worden uitgewerkt in een thuiswerkovereenkomst (zie onder). In deze overeenkomst kan worden verwezen naar het thuiswerkbeleid.

Het opstellen van thuiswerkbeleid vergt maatwerk. De volgende thema’s en vragen helpen je als werkgever beleid te ontwikkelen en op te stellen.

• Bepaal samen met de medezeggenschap wat de visie/ reden/ behoefte van de organisatie is met betrekking tot thuiswerken; bijvoorbeeld:
  • De werknemer werkt daar waar hij zijn werk het beste kan uitvoeren;
  • De werknemer werkt de helft van de overeengekomen arbeidsduur per week thuis;
  • De werknemer werkt maximaal twee dagen per week thuis;
  • etcetera;
• Stel samen de voorwaarden voor thuiswerken vast;
  • Kan iedere werknemer thuiswerken/ is thuiswerken functiegebonden?
  • Zijn de regels voor elke functiegroep hetzelfde?
  • Is de mogelijkheid om te videobellen een noodzakelijke voorwaarde?
  • Hoe om te gaan met bereikbaarheid?
  • Hoe zit het met databeveiliging (zie onder kop 8 “Informatiebeveiliging”).
• Bepaal welke vergoedingen je als werkgever aan je werknemer wil verstrekken;
• Geef handen en voeten aan “leidinggeven op afstand”, zie hiervoor ook Leidinggeven op afstand op de website van de WOS.
• Neem een onderdeel ten aanzien van juridische aspecten op
  • Waar moet de thuiswerkplek arbotechnisch aan voldoen (zie onder kop 8 “Databeveiliging”).

De WOS adviseert de afspraken met de werknemer die structureel gaat thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Hierin worden alle rechten en plichten van werkgever en werknemer rondom thuiswerken opgenomen. Er kan ook een verwijzing worden opgenomen naar het thuiswerkbeleid dat geldt in de organisatie, en dat samen met de medezeggenschap tot stand is gekomen. Een thuiswerkovereenkomst is een extra aanvulling op de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer.

De volgende onderwerpen kunnen in de thuiswerkovereenkomst worden opgenomen (niet limitatief):

• Het aantal (en eventueel welke) dagen per week dat de werknemer (gemiddeld) thuis werkt;
• Bereikbaarheid werknemer (inzicht en wanneer noodzakelijk);
• Verkregen kantoorbenodigdheden  en uitdiensttreding, eventueel met verwijzing naar het het thuiswerkbeleid);
• De hoogte van een eventuele onkostenvergoeding, zie ook onder kop 4 “Onkosten en vergoedingen.”
• Fiscale aspecten (zie onder kop 4 “Onkosten en Vergoedingen/ fiscale regels onkostenvergoedingen”;
• Verlenging thuiswerkovereenkomst;
• Verklaring dat de werkplek voldoet aan de arbo-eisen/ een akkoordverklaring van werknemer dat de werkgever de werkplek controleert (zie onder kop 2 “Verantwoordelijkheid werkgever bij thuiswerken”).”

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (word)

Voorbeeld thuiswerkovereenkomst ter inspiratie (pdf)

De CAO Sport 2021 kent géén thuiswerkvergoeding. Uiteraard staat het je als werkgever vrij om wel een vergoeding toe te kennen.

Richtlijnen thuiswerkvergoedingen

• Cao voor rijksambtenaren: vergoeding € 363,- netto op jaarbasis;
• Nibud: € 2,- per dag per werknemer;
• Bruto vergoeding tussen € 25 (gedeeltelijk thuiswerken) en € 40 (volledig thuiswerken) per maand (blijkt uit enquête AWVN);
• De financiële middelen die overblijven wegens minder gemaakte reiskosten, aanwenden ten behoeve van al je werknemers.

Voor de Corona pandemie, kon je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding (woon-werk) onbelast betalen aan je werknemer, als je aannemelijk kon maken dat betreffende werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar van huis naar een vaste werkplek moest reizen (gebaseerd op een vijfdaagse werkweek). Er wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar (rekening houdend met verlof, ziekte etc). 

De meeste werknemers werken momenteel thuis en in veel gevallen wordt niet voldaan aan deze voorwaarde. Gevolg hiervan zou zijn dat de vaste reiskostenvergoeding belast zou worden.

Echter, de overheid heeft bepaald dat de reiskostenvergoeding tijdelijk onbelast mag worden uitgekeerd. Dit is vastgelegd in het Besluit fiscale noodmaatregelen coronacrisis. De wijziging is te vinden onder hoofdstuk 4 Loonheffingen. De inhoud wordt hieronder weergegeven:

“4.2 Ongewijzigd doorlopen vaste reiskostenvergoeding
Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woonwerktraject (zie onderdeel 4 van het besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015/0188M (Stcrt. 2015, 8385)). Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Die verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Dit vind ik in deze bijzondere omstandigheden niet doelmatig en ongewenst. Daarom keur ik voor zoveel nodig het volgende goed. 

Goedkeuring 

Ik keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende de werking van dit besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.”

Artikel 19 CAO Sport 2021 kent een staffel voor de (vaste) reiskostenvergoeding. Gedurende de lockdown en daarmee de sluiting van kantoren heeft de WOS aangegeven dat de reiskostenvergoeding in voorkomende gevallen kan worden stopgezet. Zie ook de FAQ op onze website onder het kopje “Loon en vergoedingen.” 

Nu het kabinet dringend adviseert zoveel als mogelijk thuis te werken, zijn verschillende scenario’s denkbaar:

• De vaste reiskostenvergoeding, zonder risico op naheffing, doorbetalen conform reispatroon van de werknemer vóór de corona crisis, ten minste gedurende de werking van voornoemd besluit. Het besluit is voorlopig geldig tot en met 1 juli 2021.
• Het reiskostenbeleid aanpassen. De werknemer declareert het daadwerkelijk aantal dagen dat de hij in de maand toch noodzakelijk reist (woon-werk). Deze variant vergt maatwerk en brengt administratieve lasten met zich mee. In veel gevallen is voorgaande een wijziging van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Hoe je hiermee omgaat vind je in de FAQ onder het kopje ““Loon en vergoedingen.” 

OV-abonnementen
De NS heeft alle zakelijke abonnementen gepauzeerd en daarmee zijn de kosten stopgezet. De mogelijkheid voor de werknemer om privé en de mogelijkheid tot samen reizen zijn daarmee komen te vervallen. 

Tip: zet alle abonnementen stop en verstrek kaarten zonder abonnement (pay per use). Evalueer over een x aantal maanden en maak eventueel een nieuwe keuze. De NS zal naar verwachting plannen maken voor nieuwe abonnementsvormen die meer recht doen aan de maatschappelijke behoefte/ mogelijkheden.

Leaseauto
Een vraag die speelt is wat er gebeurt met de bijtelling voor privégebruik van de auto nu veel meer wordt thuis gewerkt. De belastingdienst past het percentage voor (excessief) privégebruik zelden aan (ze moet dit aantonen). 

Tip: neem het maximum aantal km dat privé mag worden gereden op in een mobiliteitsplan/ reglement. Zo kun je het aantal door werknemers te rijden privékilometers enigszins in de hand houden.

Thuiswerkvergoeding: gerichte vrijstelling
Als werkgever kun je bepaalde kosten onbelast vergoeden, zoals de kosten voor noodzakelijke voorzieningen. Dit betreft de zogenaamde gerichte vrijstelling. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

• computers/ laptop;
• mobiele telefoon;
• bureau en stoel;
• bel- en internetkosten;
• abonnement openbaar vervoer.

Uitgangspunten:

• de voorzieningen hangen samen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet; en
• de werknemer gebruikt de voorzieningen voor zijn werk; en
• de werknemer betaalt géén eigen bijdrage; en
• de voorzieningen zijn opgenomen in het thuiswerkbeleid; en
• de restwaarde wordt door de werknemer terugbetaald als hij de middelen niet meer nodig heeft of als hij uit dienst gaat.

Thuiswerkvergoeding: vrije ruimte
Je kan als werkgever dus een (bruto) vergoeding uitkeren ter compensatie van extra kosten die de werknemer maakt als hij structureel thuiswerkt. 

De extra kosten van de werknemer die thuiswerkt kunnen bestaan uit:

• zakelijk gebruik van het privé wifi-netwerk (tenzij de werknemer al een onbeperkt abonnement heeft);
• stijging verbruik
  • water;
  • gas/ elektriciteit;
  • koffie;
  • etc. 

Als werkgever kun je deze kosten, die niet onder de gerichte vrijstelling vallen, vergoeden. Het onbelast vergoeden van deze kosten kan alleen binnen de zogenoemde vrije ruimte. De vrije ruimte betreft een percentage van de loonsom van alle werknemers in dienst. 

Vanaf 1 januari 2020 bedroeg de vrije ruimte 1,7% over de eerste € 400.000,- van de loonsom van jouw organisatie. Dit percentage is (tijdelijk) verhoogd naar 3% wegens de corona crisis. Over het resterende bedrag, boven de € 400.000,-,  bedraagt de vrije ruimte, sinds januari 2021: 1,18%. 

Met andere woorden: als je als werkgever je werknemers een thuiswerkvergoeding wil geven dan kun je dit alleen dan onbelast kunnen doen als het valt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In verband met de corona crisis is de vrije ruimte dus verhoogd. Vergoed je méér dan de vrije ruimte, dan is over het meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd.

Nee, uit de rechtspraak blijkt dat een werknemer geen recht heeft op thuiswerken. Een werknemer kan zijn werkgever wel verzoeken om thuis te mogen werken. Samen kun je de gewenste afspraken maken.

Wet flexibel werken
Op grond van de Wet flexibel werken moet de werknemer de aanvraag om thuis te mogen werken 2 maanden voor de beoogde ingangsdatum doen én hij moet voorafgaand het beoogde tijdstip 26 weken bij de werkgever in dienst zijn. De werkgever is niet verplicht om zo’n verzoek te honoreren, maar zal een eventuele afwijzing wel in een gesprek moeten motiveren en schriftelijk bevestigen, met opgave van redenen. Zie voor meer informatie Wet flexibel werken. 

Nb. deze wet is niet van toepassing op organisaties met minder dan 10 werknemers.

Thuiswerken gedurende de Corona-crisis
Enerzijds kan thuiswerken in sommige gevallen noodzakelijk zijn nu sprake kan zijn van beperkte kantoor capaciteit (door de 1,5 m regel). Anderzijds kan de thuissituatie ervoor zorgen dat de werknemer niet (rustig) thuis kan werken. Ook de aard van de werkzaamheden kan ertoe leiden dat de werknemer juist op kantoor moet zijn. Het is raadzaam om het gesprek aan te gaan met je werknemer. De ene werknemer zal meer op kantoor aanwezig (willen/ moeten) zijn dan de andere. Nu het kabinet dringend adviseert zoveel als mogelijk thuis te werken zul je met je werknemer vooral op zoek moeten naar oplossingen het thuiswerken acceptabel te maken.

De werkgever kan de werknemer verplicht thuis laten werken als hij wegens de beperkte capaciteit op kantoor geen ruimte heeft/ niet aan de richtlijnen van het RIVM kan voldoen. Indien de werknemer zwaarwegende belangen heeft om niet thuis te kunnen werken, dan moeten partijen wederom in overleg. Bijvoorbeeld gedurende een verbouwing, of meer structureel, als er geen rustige werkplek beschikbaar is. 

Op dit moment adviseert de overheid werknemers om thuis te werken tenzij het niet anders kan. Wat kun je als werkgever doen als je werknemer weigert om thuis te werken? Uiteraard is het als eerste van belang om als werkgever te onderzoeken waarom de betreffende werknemer niet thuis wil werken. Mocht de werknemer niet beschikken over een ergonomisch verantwoorde werkplek dan zul je met de werknemer moeten bezien wat nodig is om wél een verantwoorde werkplek te creëren. Als werkgever heb je daarin een zorgplicht, zie onder kop 2 “Verantwoordelijkheid werkgever bij thuiswerken/ zorgplicht”).

De WOS adviseert thuiswerkbeleid op te stellen samen met de medezeggenschap of een vertegenwoordiging van werknemers. Om dit goed in te vullen zie ook onder kop 3 “Thuiswerkbeleid en thuiswerkovereenkomst” en onder kop 6 “De rol van de medezeggenschap.”

Met de individuele werknemer kan een thuiswerkovereenkomst worden gesloten. Weigert een werknemer de thuiswerkovereenkomst zonder geldige reden te ondertekenen, leg dan schriftelijk al je acties die je als werkgever hebt ondernomen tot ondertekening, vast. 

Er bestaan, naast arbo verplichtingen, geen vaste richtlijnen om thuis te mogen/ kunnen werken. Een voorwaarde kan wel zijn dat de werknemer moet kunnen beeldbellen, nu dit veelal een vast onderdeel van veel dagelijkse werkzaamheden is geworden.

Daarnaast is het fijn als de werknemer beschikt over een plek waar hij rustig kan werken. (Zolang de scholen zijn gesloten is dit geen harde voorwaarde).

Ja, ook dan is de werkgever verantwoordelijk voor een ergonomisch verantwoorde werkplek thuis en voor de eventuele psychosociale arbeidsbelasting. Zie onder kop 2 “Verantwoordelijkheid werkgever bij thuiswerken” om aan de zorgplicht te voldoen bij thuiswerken.

Dat blijkt uit deze rechterlijke uitspraak.

Sommige werknemers zijn klein behuisd en hebben geen ruimte voor een extra bureau en dergelijke. Een ergonomisch verantwoorde werkplek in huis is dan lastiger te organiseren. Toch is veel mogelijk: denk aan een tafelverhoger, voetensteun, los beeldscherm en toetsenbord. Ga wederom het gesprek aan met de werknemer over wat wél mogelijk is. Als een goede werkplek echt niet te realiseren is, dan zou je een plek op kantoor ter beschikking kunnen stellen, mits aan alle voorschriften van het RIVM wordt voldaan.

Sociale partners hebben bepaald dat in de CAO Sport 2021 een artikel wordt opgenomen waarin is vastgelegd dat de werkgever in overleg met de medezeggenschap een thuiswerkregeling afspreekt. Met de medezeggenschap kan ook een vertegenwoordiging van werknemers worden bedoeld. Dit betekent dat u beleid vastlegt in een regeling, die u samen met de medezeggenschap maakt. 

Daarnaast moet u als werkgever op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (verder: WOR) met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg hebben over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het arbo beleid.

De volgende voorgenomen besluiten zijn in ieder geval instemmingsplichtig:

• Wijzing tijdvensters waarbinnen wordt gewerkt. Let op: artikel 29 lid 2 CAO Sport;
• Bepalen inhoud/ wijzigingen van de risico inventarisatie- en evaluatie;
• Opstellen/ wijzigen thuiswerkbeleid, zie artikel 48 CAO Sport 2021.

Uiteindelijk is het overleg met de medezeggenschap van belang om draagvlak te creëren voor het beleid.

In de CAO Sport 2021 is in artikel 46 CAO Sport bepaald dat de werkgever in overleg met de medezeggenschap een thuiswerkregeling afspreekt.

Een goede werk-privé balans voor werknemers is essentieel. Tegelijkertijd is het voor jou als werkgever en collega’s handig om te weten wanneer je werknemer aan het werk is, en wanneer niet. Inzicht in de werktijden van je werknemers helpt je als werkgever bij het nakomen van je zorgplicht. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat werknemers vaak te lang doorwerken als ze thuis werken. Ook komt het voor dat werknemers moeite hebben met het scheiden van werk en privé.

Tip:

• Stel in je beleid een tijdsframe op waarbinnen de werknemers geacht worden te werken. Er kan worden aangesloten bij artikel 29 van de CAO Sport. Daarin is opgenomen dat de werktijden ‘in de regel’ liggen tussen 7.00 en 22.00. Voor kantoorfuncties zou wellicht 19.00 een betere eindtijd zijn, een en ander in overleg met de medezeggenschap (zie onder het kop  6 “Rol van de medezeggenschap”).
• Laat je werknemers een digitale agenda bijhouden waarin iedereen kan zien wanneer hij bereikbaar is en leg dit vast in de thuiswerkovereenkomst/ regeling;
• Ga en blijf in gesprek met je werknemers. Gebruik eventueel de Gespreksleidraad Werkstress.

Tips voor je werknemers
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft een pagina ontwikkeld die werknemers helpt om fysieke en mentale klachten te voorkomen.  Het betreft:

• Arboportaal: fit en vitaal thuiswerken;
• Checklist Beter achter je beeldscherm. 

De WOS adviseert je werknemers hierop te attenderen.

Wijs je werknemer erop dat hij verplicht is om met informatie die op de thuiswerkplek voorhanden is nog nauwkeuriger om te gaan dan in de beveiligde omgeving van de werkplek op kantoor. Dat stelt hoge eisen niet alleen aan de veiligheid en de beveiliging van de internetverbinding, maar ook aan de behandeling van bijvoorbeeld (klanten/ leden)dossiers/ gegevens op de thuiswerkplek.

De werknemer is verplicht 

• om zo goed als mogelijk met de (vertrouwelijke) informatie om te gaan die hem in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden ter ore komt of waarvan hij kennis neemt. 
• (redelijke) maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de (vertrouwelijke) informatie die hem in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden ter ore komt of waarvan hij kennis neemt niet bij onbevoegde derden terecht kan komen. 

Let hierbij op de volgende punten: 

• Werknemers moeten privacygevoelige werkdocumenten in een afgesloten kast of ruimte opbergen.
• Werknemers moeten zich aan de gegeven instructies en gemaakte afspraken houden en de juiste arbeidsmiddelen (verstrekt door de werkgever) gebruiken; 
• Werknemers moeten hun werkgever in de gelegenheid stellen dit te controleren;

Werknemers moeten eventuele gevaren voor de veiligheid en gezondheid zo vroeg mogelijk en zo nodig herhaaldelijk melden aan de werkgever (zie ook onder kop 2 “Verantwoordelijkheid werkgever bij thuiswerken /zorgplicht”) en bijvoorbeeld de brochure Veilig en gezond).

Duurzame inzetbaarheid blijft één van de topprioriteiten op de HR agenda, ook en juist in deze tijd waarin we veel thuiswerken en daarmee digitaal werken, zo blijkt uit de peiling van AWVN onder haar leden (april 2020). Algemene informatie over duurzame inzetbaarheid vind je op onze website.

Klik hier voor informatie over duurzame inzetbaarheid

Specifiek in het kader van het vele thuiswerken en digitaal werken hebben we belangrijke informatie, tips en handvatten op een rijtje gezet die medewerkers kunnen helpen om productief en vitaal aan het werk te blijven. Deze vind je op deze pagina terug onder ‘Werken in tijden van corona’.

De WOS vindt het van belang dat je als werkgever met je medewerker in gesprek blijft. Dit is zeker relevant als partijen, door het thuiswerken, elkaar minder face to face zien. De gesprekscyclus (plannings-, evaluatie- en beoordelingsgesprek) leent zich hiervoor bij uitstek, al beveelt de WOS informeel overleg tussendoor van harte aan. Indien medewerkers structureel thuiswerken, zou het onderwerp “thuiswerken” standaard op de agenda moeten staan. 

Sommige werkgevers vinden het (nog) lastig dat ze hun medewerkers niet kunnen controleren als ze thuiswerken. Ook bestaat soms koudwatervrees ten aanzien van communicatie en bereikbaarheid. Toen door de ingevoerde lockdown de meeste medewerkers ineens thuis moesten werken, blijkt nu in de praktijk dat het in de meeste gevallen goed gaat. Dat biedt vertrouwen, zeker nu thuiswerken een meer structureel karakter lijkt te krijgen.

Leidinggeven aan medewerkers die thuis werken vergt een andere werkwijze en andere vaardigheden. Zorg ervoor dat de leidinggevenden de juiste competenties hebben/ aanleren en biedt daarin ondersteuning en waar nodig trainingen. Het is belangrijk dat ze voldoende vertrouwen hebben dat de medewerkers met de gegeven vrijheid om kunnen gaan en dat ze dat naar medewerkers ook uitstralen. Het Ministerie van SZW deelt de belangrijkste adviezen vanuit TNO om werkgevers te ondersteunen in het leidinggeven aan thuiswerkers. In de nabije toekomst gaat de WOS aan de slag met dit thema.

Klik hier voor informatie over leidinggeven aan thuiswerkers

Klik hier voor laagdrempelige trainingen over leidinggeven op afstand

Het is aan te raden om als werkgever de output van de medewerker te bespreken en vast te leggen. Ook vóór Corona ging je als werkgever in gesprek met je medewerker en legde afspraken vast. Het thuiswerken maakt het vastleggen van de afspraken nog belangrijker. Zonder direct toezicht zijn de afspraken en de output daarvan leidraad voor het van feedback voorzien en beoordelen van de medewerker. De gesprekscyclus als eerder genoemd is een bij uitstek geschikt middel. Informele gesprekken tussendoor zijn aan te raden.

Nu is wellicht ook het moment om meer resultaatgericht te gaan werken. De functiebeschrijvingen in de  Functieniveaumatrix bieden daarvoor wellicht aanknopingspunten en kunnen dienen als inspiratie.

Nu medewerkers in de meeste gevallen bijna volledig thuiswerken is het van belang dat zij mentaal goed in hun vel zitten (en blijven). De volgende tips kunnen daarbij helpen:

• Houd als werkgever voldoende contact (één op één met je medewerkers);
• Vraag regelmatiger hoe het gaat met medewerkers;
• Help met het stellen van prioriteiten;
• Plan niet teveel video calls op een dag (deze kosten meer energie dan face to face afspraken);
• Organiseer koffiemomenten digitaal;
• Buddy systeem: koppel twee medewerkers aan elkaar die regelmatig contact houden;
• Laat medewerkers de webcam aanzetten bij digitale teamvergaderingen;
• Stimuleer medewerkers elkaar complimenten te geven;
• Zet (samen met de medezeggenschap) enquêtes uit onder de medewerkers (wat hebben ze nodig, wat zijn de ervaringen?);
• Stimuleer medewerkers voldoende te bewegen tussen het werken door;
• Blijf successen vieren;
• Organiseer een activiteit (pubquiz of een on-line kantoorborrel is een veelgehoorde).

Praktische informatie en tips op platform thuiswerken is ‘topsport’
MKB-Nederland, VNO-NCW en stichting NL Onderneemt Maatschappelijk! hebben met hulp van VWS, SZW en o.a. Kenniscentrum Sport & Bewegen, de Atletiekunie en Sportcentrum Papendal het platform thuiswerken is ‘topsport’ opgezet. Op dit platform vind je allerlei informatie en tips over thuiswerken. Van praktische handreikingen om om te kunnen gaan met stress, tot tips voor voldoende beweging en goede voeding. 

Klik hier voor het platform thuiswerken is ‘topsport’

Concrete tips voor thuiswerken vanuit SZW
Op deze pagina vind je praktische en concrete tips voor medewerkers om thuiswerken goed vol te kunnen houden en je mentaal gezond te blijven voelen.

Klik hier voor informatie over thuiswerken

Het inrichten van een comfortabele werkplek en aannemen van een gezonde werkhouding
HC Health heeft hierover voor jou als lid van de WOS een complete online module beschikbaar gesteld. Zodat jouw werknemers zelfstandig aan de slag kunnen met de aspecten die belangrijk zijn om gezond thuis te kunnen werken. Daarnaast is er een praktisch stappenplan opgesteld voor ergonomische thuiswerkplekken.

Klik hier voor werkplek en houdingsadvies
Vraag hier het stappenplan voor ergonomische werkplekken aan (gratis)

Fysieke klachten: zelf aan de slag met HelloFysio
Heb je medewerkers met lichte fysieke klachten? In de gratis kennisbank van mantelpartij HC Health vind je allerlei informatie over klachten, oorzaken, tips ter voorkoming en mogelijke oplossingen in de vorm van video’s met oefeningen.

Klik hier om naar de gratis kennisbank te gaan

Gezondheid
Ben je op zoek naar tips die medewerkers helpen hun weerstand te verhogen? HC Health deelt belangrijke tips om door middel van een goede nachtrust en gezonde voeding je weerstand op peil te houden. Ook op de platform thuiswerken is ‘topsport’ en Fit met TeamNL vind je tips over fysiek & mentaal fit blijven en voeding.

Klik hier voor gezonde tips van HcHealth
Klik hier voor gezonde tips van thuiswerken is ‘topsport’
klik hier voor gezonde tips van TeamNL

Mentale gezondheid versterken
Langdurig thuiswerken kan mentaal belastend zijn (AWVN, mei 2020). Vandaar dat het als sportwerkgever belangrijk is om aandacht uit te laten gaan naar het bevorderen van de mentale gezondheid van je medewerkers. Inspiratie en praktische handvatten vind je hier:

Algemene tips vanuit AWVN voor het bevorderen van mentale gezondheid
5 tips voor het stimuleren van gezond gedrag bij medewerkers (HC Health)

Gratis webinars en virtuele trainingen
Ben je op zoek naar gratis webinars en virtuele trainingen die je jouw medewerkers aan kunt bieden in het kader van gezond en energiek thuiswerken? Verschillende partijen hebben een gratis aanbod van webinars.

Klik hier voor het aanbod van HC Health
Klik hier voor het aanbod van Bewegen Werkt

Om als medewerker duurzaam inzetbaar te blijven is het belangrijk dat je je werk energiek kunt uitvoeren. Dit kan nu we veel thuis werken soms extra uitdagend zijn. Heb je medewerkers met uitdagingen op het gebied van energiemanagement? Dan vind je hier handige informatie inclusief work-outs, oefeningen en een korte online training met als doel je energie te vergroten.

Waar moet je op letten bij video vergaderingen?
De BBC beschrijft in dit artikel enkele aandachtspunten voor video vergaderen.

Lees hier het artikel van de BBC 

Blijven bewegen voor meer energie
Wij hoeven jou als sportwerkgever het belang van bewegen en sporten niet uit te leggen. Maar mocht je op zoek zijn naar workouts die je medewerkers eenvoudig thuis kunnen uitvoeren om meer energie te behouden door beweging? Inclusief simpele beweeg tips voor werken vanuit huis? Die vind je hier:

Klik hier voor beweegtips van TeamNL
Klik hier voor beweegtips van HCHealth

Energiecheck en zelf aan de slag voor optimale energie
Wil je jouw medewerkers zelf een snelle, simpele energiecheck laten doen en korte online trainingen laten volgen om hun persoonlijke energiecapaciteit te vergroten? Klik hier: 

Klik hier voor de snelle energiecheck

Ontspanning voor topprestaties
Ontspannen is belangrijk om optimaal te kunnen presteren. Daarom kan je deze tips gebruiken om optimaal te kunnen ontspannen.

Klik hier voor ontspanningstips van TeamNL
Klik hier voor ontspanningstips van HCHealth

Praktische tips voor productiviteit
Voor medewerkers die thuiswerken met kinderen deelt HC Health praktische tips om je productiviteit te vergroten.

Klik hier voor praktische tips om thuis te werken met kinderen

Webinar ‘Goed werkgever aan ouders met jonge kinderen’
Werkgeven aan ouders die werk met de zorg voor kinderen moeten combineren vraagt om een speciale aanpak. Daarom organiseert Inspectie SZW op 26 mei 2020 van 14:30 uur tot uiterlijk 16.00 uur het webinar ‘Goed werkgeven aan ouders met jonge kinderen’. Dit webinar is gericht op werkgevers, HR-adviseurs, OR-leden, sector- en brancheorganisaties en landelijke partijen (o.a. werkgevers- en werknemersverenigingen). Tijdens het webinar krijgen deelnemers concrete tips van experts over hoe je als werkgever het beste om kunt gaan met medewerkers met jonge kinderen of een kinderwens.

Klik hier voor meer informatie over de webinar
Bekijk hier de webinar