Thuiswerken in tijden van corona

Onder thuiswerken verstaan we dat de werknemer

• structureel;
• in overleg met zijn leidinggevende;
• binnen bepaalde grenzen;
• thuis werkt. 

Let op:

• In voorkomende gevallen kan de werknemer ook op een andere plek dan kantoor of zijn eigen huis werken. Echter, dit heeft in de meeste gevallen geen structureel karakter. Deze vorm wordt hier buiten beschouwing gelaten.
• Als je werknemer vrijwillig thuis werkt, is -strikt genomen-, het meeste wat hier is opgenomen niet van toepassing. Echter, het is van belang dat je werknemer op een veilige manier thuis kan werken zodat (lichamelijke) klachten worden voorkomen.

• Je hebt als werkgever een zorgplicht voor een gezonde en veilige werkplek en voor een inrichting van de werkplek die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast;
• Als werkgever moet je je werknemers actief instrueren over veilig werken; 
• Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt je als werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. Deze risico-inventarisatie en -evaluatie bevat tevens een beschrijving van de gevaren en de risico-beperkende maatregelen;

In de wet is bepaald dat de werkgever met de medezeggenschap (de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg heeft over het arbobeleid (waaronder thuiswerken) en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het arbo beleid.

Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid leg je als werkgever in een inventarisatie en -evaluatie (RI&E) schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor jouw werknemers met zich brengt. De sportsector heeft een branche erkende RI&E. Dit betekent dat je als werkgever de RI&E niet hoeft te laten toetsen door een arbodienst of -deskundige als je van de erkende RI&E gebruik maakt. Voorwaarde is dat je maximaal 25 werknemers in dienst hebt anders is de toets wél nodig. Zie voor meer informatie over de RI&E www.sportwerkgever.nl. 

Verwijzingen naar de Arbocatalogus Sport (o.a. voor beeldschermwerk, werkdruk en vervoer) en het Oplossingenboek* zijn in de RI&E verwerkt. In het Plan van Aanpak (PvA) staat wie, wanneer, welke maatregel neemt. Zodra alle vragen beantwoord zijn, zijn de actuele RI&E en het PvA gereed.

*Voor alle knelpunten zijn standaardmaatregelen – in veel gevallen gebaseerd op de Arbocatalogus Sport – opgenomen, zodat je als gebruiker geen uitgebreide zoektocht hoeft te doen om algemeen toegepaste oplossingen te achterhalen.

RI&E en corona
Op dit moment ontwikkelt de WOS in samenwerking met de vakbonden een corona-module voor de erkende branche-RI&E. Voordat de module toegankelijk en erkend is, moet een (wettelijk) proces worden doorlopen. Uiteraard laat de WOS je weten als het proces is afgerond. 

Ook de medezeggenschap moet bij de RI&E worden betrokken. Zie onder het kopje 7 ”De rol van de medezeggenschap.”

De Arbeidsomstandighedenwet bepaalt dat alle werknemers zo veilig en gezond mogelijk moeten kunnen werken. In deze wet staan regels voor werkgevers en werknemers om de gezondheid en veiligheid van werknemers te bevorderen. Deze regels gelden voor alle werknemers (waaronder deeltijders, flexwerkers, oproepkrachten en personen met een nulurencontract). 

Als werkgever heb je een zorgplicht voor je werknemers.

Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor je werknemer. Dit geldt óók voor de thuiswerkplek. De mate waarin je als werkgever invulling moet en kan geven aan deze zorgplicht is afhankelijk van wat “redelijkerwijs van de werkgever kan worden gevergd.” De WOS adviseert je als werkgever in ieder geval het volgende in acht te nemen:

Voorlichting en dialoog
Als werkgever moet je jouw werknemer actief instrueren (voorlichten) hoe hij veilig en gezond zijn werk kan doen, zeker bij een wijziging van de arbeidsomstandigheden. Het coronavirus is van grote invloed op de arbeidsomstandigheden. Het is van belang om de impact en de gevolgen daarvan met betrekking tot de arbeidsomstandigheden met iedere werknemer te bespreken. Vergeet in het gesprek niet de mogelijke mentale gevolgen ter sprake te brengen (zie ook onder het kopje 3 “Thuiswerkplek/ Psychosociale arbeidsbelasting”). 

Tip: agendeer het onderwerp ‘thuiswerken’, naast de informele gesprekken, standaard in de bestaande gesprekscyclus (plannings-, functionerings-, en beoordelingsgesprek).

Werkplek onderzoek
De inrichting van een ergonomisch verantwoorde werkplek moet ook onderdeel van het gesprek zijn. Deze vragenlijst kan daarbij behulpzaam zijn. 

Tip: laat de werknemer een foto maken van zijn werkplek voor in zijn dossier, zie ook onder het kopje 3 “Thuiswerkplek/ Controle”). 

Let op:

• indien de werknemer zelf reeds beschikt over een ergonomisch verantwoorde werkplek, dan hoef je als werkgever daaraan niet bij te dragen;
• je kan de inrichting die op kantoor aanwezig is tijdelijk ter beschikking stellen aan je werknemer voor de inrichting van zijn thuiswerkplek.

Wederkerigheid werknemer en meldplicht
Belangrijk is dat de werknemer vooraf helder heeft wat thuiswerken van hem vraagt en dat hij actief meedenkt om klachten te voorkomen. Zelf heeft hij het beste beeld bij zijn vitaliteit, gezondheid, thuisomgeving en wat hij hierin nodig heeft. Dit valt mooi samen met het steeds belangrijkere thema “eigen regie” van de werknemer.  

Let op: De werknemer is zelf actief gehouden (meldplicht) om eventuele klachten door te geven aan zijn werkgever. 

Ergonomisch verantwoord
De werkgever vergoedt / verstrekt / stelt ter beschikking (oa) de volgende middelen, als de werknemer daarover nog niet beschikt:

• Een desktop/ laptop;
• Een muis, eventueel een apart toetsenbord;
• Een mobiele telefoon;
• Een ergonomische bureaustoel; 
• Een ergonomische, eventueel in hoogte in te stellen bureau / tafel;
• Werkplekverlichting (bureaulamp met of zonder vloerstandaard);
• Overige kosten die direct in verband staan met de aankoop van ARBO-middelen, zoals bijvoorbeeld aflever- en montagekosten.

Eventueel: een docking station, een laptopverhoger, een apart beeldscherm en, indien noodzakelijk, een printer.

Wettelijke vereisten
Het Arbeidsomstandighedenbesluit geeft aan dat de thuiswerkplek ergonomisch verantwoord moet zijn. Belangrijk bij het inrichten van de werkplek is:

• een goede positie van het beeldscherm;
• het op elkaar afstemmen van de stoel- en tafelhoogte, zodat de armen een ontspannen houding aan kunnen nemen;
• plaatsen van de muis dichtbij het lichaam; 
• het instellen van de stoel zodat voeten, bovenbenen en onderrug goed worden ondersteund;
• Zorg bij gebruik van een laptop voor een extra toetsenbord, een muis en eventueel een beeldscherm.

Nb. De ergonomische beginselen zijn niet in een wet vastgelegd. Meer informatie over de inrichting van de werkplek vind je op:

• infographic Vitaal thuiswerken en de werkplek inrichten;
• checklist Beter achter je beeldscherm  en het beeldscherm;
• Arbocatalogus voor de Sport.

Controle
De werkgever zal de thuiswerkplek niet in alle gevallen aan een fysieke controle kunnen of willen onderwerpen, ondanks de Arbo-verantwoordelijkheid (zorgplicht). De werkgever zou als alternatief aan de werknemer kunnen aanbieden om, eventueel door een derde, een ergonomisch onderzoek te doen naar de thuiswerkplek of assistentie te bieden bij het op de juiste wijze inrichten van de thuiswerkplek.

Praktisch: de werknemer kan worden verplicht om een vragenlijst omtrent de thuiswerkplek in te vullen. Deze kan dan retour naar jou als werkgever samen met de ingevulde en getekende thuiswerkovereenkomst en eventueel met een foto van de thuiswerkplek. Ter controle zou je als werkgever in de toekomst het gesprek met de werknemer aan moeten blijven gaan. Je zou hem na een x aantal maanden nog eens kunnen verzoeken een foto te maken van de werkplek en je kan eens in de zoveel tijd, (door een derde) ergonomisch onderzoek naar de thuiswerkplek kunnen laten doen. Daarmee geef je als werkgever invulling aan je zorgplicht.

Psychosociale arbeidsbelasting
Als werkgever moet je:

• inventariseren aan welke risico’s je werknemers (kunnen) worden blootgesteld op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting wordt bedoeld: alle factoren in de arbeidssituatie die stress teweeg kan brengen, zoals Corona;
• maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren;
• informeren over deze risico’s, en over de maatregelen die je als werkgever hebt genomen om de risico’s te minimaliseren;
• de medezeggenschap (de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) betrekken, zie onder het kopje 7 “De rol van de medezeggenschap.” 

Als werkgever is het zinvol heldere en duidelijke kaders te stellen over thuiswerken. Dit kan door middel van het opstellen van een thuiswerkbeleid. De algemene rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer worden erin opgenomen. De WOS adviseert het beleid in samenspraak met de werknemers/ medezeggenschap te maken. Dat zorgt in de praktijk voor meer draagvlak. Zo is voor iedere werknemer duidelijk waar hij aan toe is. 

Onderwerpen die aan bod kunnen komen:

• Criteria welke functie(groepen) voor een thuiswerkplek in aanmerking komen;
• Maximum aantal thuiswerkdagen (kan verschillen per functie/ per werknemer);
• Onkostenvergoedingen, zoals reiskosten;
• Bereikbaarheid;
• Plichten werknemer bij het ervaren van klachten:
• Werktijden (vensters, zie ook CAO Sport artikel 29);
• Procedure ziekmelding;
• Arbo verantwoord ingerichte werkplek en controle werkgever;
• Communicatievormen;
• Looptijd beleid;
• Evaluatiemomenten beleid.

Nu de meeste werknemers al thuis aan het werk zijn, kun je als werkgever, samen met de medezeggenschap, de werknemers bevragen wat goed gaat en wat beter kan, en wat de wensen en behoeften zijn. Dit biedt aanknopingspunten voor het op te stellen beleid. Thuiswerkbeleid is nu eenmaal maatwerk per organisatie.

Thuiswerk afspraken kunnen verder per werknemer worden uitgewerkt in een thuiswerkovereenkomst (zie onder). In deze overeenkomst kan worden verwezen naar het thuiswerkbeleid.

De WOS adviseert de afspraken met de werknemer die structureel gaat thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkovereenkomst. Hierin worden alle rechten en plichten van werkgever en werknemer rondom thuiswerken opgenomen. Er kan ook een verwijzing worden opgenomen naar het thuiswerkbeleid dat geldt in de organisatie, en dat samen met de medezeggenschap tot stand is gekomen. Een thuiswerkovereenkomst is een extra aanvulling op de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer.

De volgende onderwerpen kunnen in de thuiswerkovereenkomst worden opgenomen (niet limitatief):

• Het aantal (en eventueel welke) dagen per week dat de werknemer (gemiddeld) thuis werkt;
• Bereikbaarheid werknemer (inzicht en wanneer noodzakelijk);
• Wat er gebeurt met de kantoorbenodigdheden die de werknemer heeft gekregen van de werkgever om zijn werkplek in te richten (na einde dienstverband). Een en ander (ook) volgens de fiscale regels zie onder het kopje 5.a. “Thuiswerkvergoeding;”
• De hoogte van een eventuele onkostenvergoeding, zie ook onder het kopje Thuiswerkvergoeding;”
• Fiscale aspecten;
• Dat ieder jaar opnieuw wordt besloten of het thuiswerken kan worden voortgezet;
• Verklaring dat de werkplek voldoet aan de arbo-eisen/ een akkoordverklaring van werknemer dat de werkgever de werkplek controleert.

Klik hier voor het voorbeelddocument ”thuiswerkovereenkomst”

Voor de corona crisis, kon je als werkgever de vaste reiskostenvergoeding (woon-werk) onbelast betalen aan je werknemer als je aannemelijk kon maken dat betreffende werknemer een x aantal dagen per jaar naar kantoor kwam. 

Door de corona crisis werken de meeste werknemers thuis en wordt in veel gevallen niet voldaan aan de x aantal dagen aanwezigheid op kantoor, zeker nu het kabinet weer adviseert vooral thuis te werken. Het gevolg hiervan zou zijn dat de vaste reiskostenvergoeding belast zou worden.

Echter, de overheid heeft bepaald dat de reiskostenvergoeding tijdelijk onbelast mag worden uitgekeerd. Dit is vastgelegd in het Besluit fiscale noodmaatregelen coronacrisis. De wijziging is te vinden onder hoofdstuk 4 Loonheffingen. De inhoud wordt hieronder weergegeven:

“4.2 Ongewijzigd doorlopen vaste reiskostenvergoeding
Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woonwerktraject (zie onderdeel 4 van het besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015/0188M (Stcrt. 2015, 8385)). Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Die verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Dit vind ik in deze bijzondere omstandigheden niet doelmatig en ongewenst. Daarom keur ik voor zoveel nodig het volgende goed. 

Goedkeuring 
Ik keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende de werking van dit besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.”

Artikel 19 CAO Sport kent een staffel voor de (vaste) reiskostenvergoeding. Gedurende de lockdown en daarmee de sluiting van kantoren heeft de WOS aangegeven dat de reiskostenvergoeding in voorkomende gevallen kan worden stopgezet. Zie ook de FAQ op onze website onder het kopje “Loon en vergoedingen.” 

Nu het kabinet dringend adviseert zoveel als mogelijk thuis te werken, zijn verschillende scenario’s denkbaar:

• De vaste reiskostenvergoeding, zonder risico op naheffing, doorbetalen conform reispatroon van de werknemer vóór de corona crisis, ten minste gedurende de werking van voornoemd besluit. Het besluit is geldig tot en met 31 december 2020. Echter, als de crisismaatregelen na genoemde datum ook nog van kracht zijn en het kabinet ook dan adviseert zoveel mogelijk thuis te werken, lijkt de kans aanwezig dat het besluit wordt verlengd.
• Het reiskostenbeleid aanpassen in die zin dat de werknemer het daadwerkelijk aantal dagen dat de hij in de maand toch noodzakelijk reist (woon-werk), declareert waarbij de staffel van artikel 19 lid 3 CAO Sport als uitgangspunt moet worden genomen. Deze route vergt maatwerk en brengt administratieve lasten met zich mee. In veel gevallen is voorgaande een wijziging van de arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Hoe je hiermee omgaat vind je in de FAQ onder het kopje “Loon en vergoedingen.”

De cao voor rijksambtenaren is sinds de Corona crisis de eerste cao waarin een thuiswerkvergoeding voor werknemers is opgenomen. De vergoeding bedraagt € 363 netto op jaarbasis. Uit verschillende regelingen blijkt dat andere (profit) organisaties een bruto vergoeding uitkeren tussen de € 25 (gedeeltelijk thuiswerken) en € 40 (volledig thuiswerken) per maand. Echter, hierover bestaan geen regels.

De CAO Sport 2019-2020 kent géén thuiswerkvergoeding. Uiteraard staat het je als werkgever vrij om wel een vergoeding toe te kennen.

Thuiswerkvergoeding en de belastingdienst
Je kan als werkgever dus een (bruto) vergoeding uitkeren ter compensatie van extra kosten die de werknemer maakt als hij structureel thuiswerkt. Vrijwillig thuiswerken van een werknemer kan een reden zijn om af te zien van een vergoeding. Echter, in tijden van Corona is van vrijwilligheid geen sprake.

 De extra kosten van de werknemer kunnen bestaan uit:

• zakelijk gebruik van het privé wifi-netwerk (tenzij de werknemer al een onbeperkt abonnement heeft;
• stijging verbruikt
  • water;
  • gas/ elektriciteit;
  • koffie;
  • etc. 

Thuiswerkvergoeding: gerichte vrijstelling
Als werkgever kun je bepaalde kosten onbelast vergoeden, zoals de kosten voor noodzakelijke voorzieningen. Dit betreft de zogenaamde gerichte vrijstelling. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

• computers/ laptop;
• mobiele telefoon;
• bureau en stoel;
• bel- en internetkosten.

Uitgangspunten:

• de voorzieningen hangen samen met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet; en
• de werknemer gebruikt de voorzieningen voor zijn werk; en
• de werknemer betaalt géén eigen bijdrage; en
• de voorzieningen zijn opgenomen in het thuiswerkbeleid; en
• de restwaarde wordt door de werknemer terugbetaald als hij de middelen niet meer nodig heeft of als hij uit dienst gaat.

Thuiswerkvergoeding: vrije ruimte
Als werkgever kun je ook andere kosten vergoeden zoals zaken die niet onder de gerichte vrijstelling vallen. Het onbelast vergoeden van deze kosten kan alleen binnen de zogenoemde vrije ruimte. De vrije ruimte betreft een percentage van de loonsom van alle werknemers in dienst. 

Vanaf 1 januari 2020 bedraagt de vrije ruimte 1,7% over de eerste € 400.000,- van de loonsom van jouw organisatie. Dit percentage is (tijdelijk) verhoogd naar 3% wegens de corona crisis. Over het resterende bedrag, boven de € 400.000,-,  bedraagt de vrije ruimte 1,2%. 

Met andere woorden: als je als werkgever je werknemers een thuiswerkvergoeding wil geven dan kun je dit alleen dan onbelast kunnen doen als het valt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In verband met de corona crisis is de vrije ruimte dus verhoogd. Vergoed je méér dan de vrije ruimte, dan is over het meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. 

Nee, uit de rechtspraak blijkt dat een werknemer geen recht heeft op thuiswerken. Een werknemer kan zijn werkgever wel verzoeken om thuis te mogen werken. Samen kun je de gewenste afspraken maken.

Wet flexibel werken
Op grond van de wet flexibel werken moet de werknemer de aanvraag om thuis te mogen werken 2 maanden voor de beoogde ingangsdatum doen én hij moet voorafgaand het beoogde tijdstip 26 weken bij de werkgever in dienst zijn. De werkgever moet het verzoek dan overwegen. Zie voor meer informatie Wet flexibel werken. 

Nb. deze wet is niet van toepassing op organisaties met minder dan 10 werknemers.

Enerzijds kan thuiswerken in sommige gevallen noodzakelijk zijn nu sprake kan zijn van beperkte kantoor capaciteit (door de 1,5 m regel). Anderzijds kan de thuissituatie ervoor zorgen dat de werknemer niet (rustig) thuis kan werken. Ook de aard van de werkzaamheden kan ertoe leiden dat de werknemer juist op kantoor moet zijn. Het is raadzaam om het gesprek aan te gaan met je werknemer. De ene werknemer zal meer op kantoor aanwezig (willen/ moeten) zijn dan de andere. Nu het kabinet dringend adviseert zoveel als mogelijk thuis te werken zul je met je werknemer vooral op zoek moeten naar oplossingen het thuiswerken acceptabel te maken.

De werkgever kan de werknemer verplicht thuis laten werken als hij wegens de beperkte capaciteit op kantoor geen ruimte heeft/ niet aan de richtlijnen van het RIVM kan voldoen. Indien de werknemer zwaarwegende belangen heeft om niet thuis te kunnen werken, dan moeten partijen wederom in overleg. Bijvoorbeeld gedurende een verbouwing, of meer structureel, als er geen rustige werkplek beschikbaar is. 

Op dit moment adviseert de overheid werknemers om thuis te werken tenzij het niet anders kan. Wat kun je als werkgever doen als je werknemer weigert om thuis te werken? Uiteraard is het als eerste van belang om als werkgever te onderzoeken waarom de betreffende werknemer niet thuis wil werken. Mocht de werknemer niet beschikken over een ergonomisch verantwoorde werkplek dan zul je met de werknemer moeten bezien wat nodig is om wél een verantwoorde werkplek te creëren. Als werkgever heb je daarin een zorgplicht (zie onder het kopje 3 “Arbeidsomstandigheden/ zorgplicht werkgever”).

De WOS adviseert thuiswerkbeleid (zie onder het kopje 4 “Thuiswerkbeleid”) op te stellen samen met de medezeggenschap of een vertegenwoordiging van werknemers. Met de  individuele werknemer kan een thuiswerkovereenkomst worden gesloten. Weigert een werknemer de thuiswerkovereenkomst zonder geldige reden te ondertekenen, leg dan schriftelijk al je acties die je als werkgever hebt ondernomen tot ondertekening, vast.

Sommige werknemers zijn klein behuisd en hebben geen ruimte voor een extra bureau en dergelijke. Een ergonomisch verantwoorde werkplek in huis is dan lastiger te organiseren. Toch is veel mogelijk: denk aan een tafelverhoger, voetensteun, los beeldscherm en toetsenbord. Ga wederom het gesprek aan met de werknemer over wat wél mogelijk is. Als een goede werkplek echt niet te realiseren is, dan zou je een plek op kantoor ter beschikking kunnen stellen, mits aan alle voorschriften van het RIVM wordt voldaan.

De werkgever moet op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (verder: WOR) met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging (of bij ontbreken daarvan, de individuele belanghebbende werknemers) overleg hebben over het arbobeleid en de uitvoering daarvan. In voorkomende gevallen moet je als werkgever instemming verkrijgen van de ondernemingsraad bij wijzigingen van het arbo beleid.

De volgende voorgenomen besluiten zijn in ieder geval instemmingsplichtig:

• Wijzing tijdvensters waarbinnen wordt gewerkt. Let op: artikel 29 lid 2 CAO Sport;
• De inhoud van de risico inventarisatie- en evaluatie.

Uiteindelijk is het overleg met de medezeggenschap van belang om draagvlak te creëren voor het beleid.

Een goede werk-privé balans voor werknemers is essentieel. Tegelijkertijd is het voor jou als werkgever en collega’s handig om te weten wanneer je werknemer aan het werk is, en wanneer niet. Inzicht in de werktijden van je werknemers helpt je als werkgever bij het nakomen van je zorgplicht. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat werknemers vaak te lang doorwerken als ze thuis werken. Ook komt het voor dat werknemers moeite hebben met het scheiden van werk en privé.

Tip:

• Stel in je beleid een tijdsframe op waarbinnen de werknemers geacht worden te werken. Er kan worden aangesloten bij artikel 29 van de CAO Sport. Daarin is opgenomen dat de werktijden ‘in de regel’ liggen tussen 7.00 en 22.00. Voor kantoorfuncties zou wellicht 19.00 een betere eindtijd zijn, een en ander in overleg met de medezeggenschap (zie onder het kopje 7 “Rol van de medezeggenschap”).
• Laat je werknemers een digitale agenda bijhouden waarin iedereen kan zien wanneer hij bereikbaar is en leg dit vast in de thuiswerkovereenkomst/ regeling.

Tips voor je werknemers
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft een pagina ontwikkeld die werknemers helpt om fysieke en mentale klachten te voorkomen.  Het betreft:

• Arboportaal: fit en vitaal thuiswerken;

• Checklist Beter achter je beeldscherm. 

De WOS adviseert je werknemers hierop te attenderen.

Wijs je werknemer erop dat hij verplicht is om met informatie die op de thuiswerkplek voorhanden is nog nauwkeuriger om te gaan dan in de beveiligde omgeving van de werkplek op kantoor. Dat stelt hoge eisen niet alleen aan de veiligheid en de beveiliging van de internetverbinding, maar ook aan de behandeling van bijvoorbeeld (klanten/ leden)dossiers/ gegevens op de thuiswerkplek.

De werknemer is verplicht om zo goed als mogelijk met de (vertrouwelijke) informatie om te gaan die hem in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden ter ore komt of waarvan hij kennis neemt. De werknemer is tevens verplicht (redelijke) maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de (vertrouwelijke) informatie die hem in het kader van de uitvoering van de werkzaamheden ter ore komt of waarvan hij kennis neemt niet bij onbevoegde derden terecht kan komen, bijvoorbeeld door het opbergen van klantendossiers in een afgesloten kast of ruimte. 

Let hierbij op de volgende punten: 

• Werknemers moeten zich aan de gegeven instructies en gemaakte afspraken houden en de juiste arbeidsmiddelen gebruiken; 
• Werknemers moeten hun werkgever in de gelegenheid stellen dit te controleren;
• Werknemers moeten eventuele gevaren voor de veiligheid en gezondheid zo vroeg mogelijk en zo nodig herhaaldelijk melden aan de werkgever (zie ook onder het kopje 3 “Arbeidsomstandigheden/ zorgplicht”). 

Zie ook de brochure Veilig en gezond.

Bron: AWVN

Hier vind je een overzicht van tools ter informatie voor werkgevers en werknemers. De documenten dienen mogelijk ook als hulp om het thuiswerken binnen je organisatie verder vorm te geven.  

Werkgevers

• Thuiswerkovereenkomst voorbeeld
• Werkgevers FAQ – COVID 19;
• Voorbeelddocument ”thuiswerkovereenkomst”
• Tips voor werkgevers Leidinggeven aan thuiswerkers
• Handreiking voor werkgevers – psychische klachten verhelpen & ziekteverzuim voorkomen
• Tips werkgevers en werknemers voor Balans werk en privé
• Infographic Vitaal thuiswerken en de werkplek inrichten
• Arbocatalogus voor de Sport
• Algemene handreiking COVID-19 van de SER
• Handreiking Veilig werken in de 1,5-metereconomie van AWVN

Werknemers

• Tips voor thuiswerkers Fit en Vitaal thuiswerken
• Tips werkgevers en werknemers voor Balans werk en privé
• Beeldschermwerk  
• Checklist Beter achter je beeldscherm 
• Brochure Veilig en gezond.

Duurzame inzetbaarheid blijft één van de topprioriteiten op de HR agenda, ook en juist in deze tijd waarin we veel thuiswerken en daarmee digitaal werken, zo blijkt uit de peiling van AWVN onder haar leden (april 2020). Algemene informatie over duurzame inzetbaarheid vind je op onze website.

Klik hier voor informatie over duurzame inzetbaarheid

Specifiek in het kader van het vele thuiswerken en digitaal werken hebben we belangrijke informatie, tips en handvatten op een rijtje gezet die medewerkers kunnen helpen om productief en vitaal aan het werk te blijven. Deze vind je op deze pagina terug onder ‘Werken in tijden van corona’.

De WOS vindt het van belang dat je als werkgever met je medewerker in gesprek blijft. Dit is zeker relevant als partijen, door het thuiswerken, elkaar minder face to face zien. De gesprekscyclus (plannings-, evaluatie- en beoordelingsgesprek) leent zich hiervoor bij uitstek, al beveelt de WOS informeel overleg tussendoor van harte aan. Indien medewerkers structureel thuiswerken, zou het onderwerp “thuiswerken” standaard op de agenda moeten staan. 

Sommige werkgevers vinden het (nog) lastig dat ze hun medewerkers niet kunnen controleren als ze thuiswerken. Ook bestaat soms koudwatervrees ten aanzien van communicatie en bereikbaarheid. Toen door de ingevoerde lockdown de meeste medewerkers ineens thuis moesten werken, blijkt nu in de praktijk dat het in de meeste gevallen goed gaat. Dat biedt vertrouwen, zeker nu thuiswerken een meer structureel karakter lijkt te krijgen.

Leidinggeven aan medewerkers die thuis werken vergt een andere werkwijze en andere vaardigheden. Zorg ervoor dat de leidinggevenden de juiste competenties hebben/ aanleren en biedt daarin ondersteuning en waar nodig trainingen. Het is belangrijk dat ze voldoende vertrouwen hebben dat de medewerkers met de gegeven vrijheid om kunnen gaan en dat ze dat naar medewerkers ook uitstralen. Het Ministerie van SZW deelt de belangrijkste adviezen vanuit TNO om werkgevers te ondersteunen in het leidinggeven aan thuiswerkers. In de nabije toekomst gaat de WOS aan de slag met dit thema.

Klik hier voor informatie over leidinggeven aan thuiswerkers

Klik hier voor laagdrempelige trainingen over leidinggeven op afstand

Het is aan te raden om als werkgever de output van de medewerker te bespreken en vast te leggen. Ook vóór Corona ging je als werkgever in gesprek met je medewerker en legde afspraken vast. Het thuiswerken maakt het vastleggen van de afspraken nog belangrijker. Zonder direct toezicht zijn de afspraken en de output daarvan leidraad voor het van feedback voorzien en beoordelen van de medewerker. De gesprekscyclus als eerder genoemd is een bij uitstek geschikt middel. Informele gesprekken tussendoor zijn aan te raden.

Nu is wellicht ook het moment om meer resultaatgericht te gaan werken. De functiebeschrijvingen in de  Functieniveaumatrix bieden daarvoor wellicht aanknopingspunten en kunnen dienen als inspiratie.

Nu medewerkers in de meeste gevallen bijna volledig thuiswerken is het van belang dat zij mentaal goed in hun vel zitten (en blijven). De volgende tips kunnen daarbij helpen:

• Houd als werkgever voldoende contact (één op één met je medewerkers);
• Vraag regelmatiger hoe het gaat met medewerkers;
• Help met het stellen van prioriteiten;
• Plan niet teveel video calls op een dag (deze kosten meer energie dan face to face afspraken);
• Organiseer koffiemomenten digitaal;
• Buddy systeem: koppel twee medewerkers aan elkaar die regelmatig contact houden;
• Laat medewerkers de webcam aanzetten bij digitale teamvergaderingen;
• Stimuleer medewerkers elkaar complimenten te geven;
• Zet (samen met de medezeggenschap) enquêtes uit onder de medewerkers (wat hebben ze nodig, wat zijn de ervaringen?);
• Stimuleer medewerkers voldoende te bewegen tussen het werken door;
• Blijf successen vieren;
• Organiseer een activiteit (pubquiz of een on-line kantoorborrel is een veelgehoorde).

Praktische informatie en tips op platform thuiswerken is ‘topsport’
MKB-Nederland, VNO-NCW en stichting NL Onderneemt Maatschappelijk! hebben met hulp van VWS, SZW en o.a. Kenniscentrum Sport & Bewegen, de Atletiekunie en Sportcentrum Papendal het platform thuiswerken is ‘topsport’ opgezet. Op dit platform vind je allerlei informatie en tips over thuiswerken. Van praktische handreikingen om om te kunnen gaan met stress, tot tips voor voldoende beweging en goede voeding. 

Klik hier voor het platform thuiswerken is ‘topsport’

Concrete tips voor thuiswerken vanuit SZW
Op deze pagina vind je praktische en concrete tips voor medewerkers om thuiswerken goed vol te kunnen houden en je mentaal gezond te blijven voelen.

Klik hier voor informatie over thuiswerken

Het inrichten van een comfortabele werkplek en aannemen van een gezonde werkhouding
HC Health heeft hierover voor jou als lid van de WOS een complete online module beschikbaar gesteld. Zodat jouw werknemers zelfstandig aan de slag kunnen met de aspecten die belangrijk zijn om gezond thuis te kunnen werken. Daarnaast is er een praktisch stappenplan opgesteld voor ergonomische thuiswerkplekken.

Klik hier voor werkplek en houdingsadvies
Vraag hier het stappenplan voor ergonomische werkplekken aan (gratis)

Fysieke klachten: zelf aan de slag met HelloFysio
Heb je medewerkers met lichte fysieke klachten? In de gratis kennisbank van mantelpartij HC Health vind je allerlei informatie over klachten, oorzaken, tips ter voorkoming en mogelijke oplossingen in de vorm van video’s met oefeningen.

Klik hier om naar de gratis kennisbank te gaan

Gezondheid
Ben je op zoek naar tips die medewerkers helpen hun weerstand te verhogen? HC Health deelt belangrijke tips om door middel van een goede nachtrust en gezonde voeding je weerstand op peil te houden. Ook op de platform thuiswerken is ‘topsport’ en Fit met TeamNL vind je tips over fysiek & mentaal fit blijven en voeding.

Klik hier voor gezonde tips van HcHealth
Klik hier voor gezonde tips van thuiswerken is ‘topsport’
klik hier voor gezonde tips van TeamNL

Mentale gezondheid versterken
Langdurig thuiswerken kan mentaal belastend zijn (AWVN, mei 2020). Vandaar dat het als sportwerkgever belangrijk is om aandacht uit te laten gaan naar het bevorderen van de mentale gezondheid van je medewerkers. Inspiratie en praktische handvatten vind je hier:

Algemene tips vanuit AWVN voor het bevorderen van mentale gezondheid
5 tips voor het stimuleren van gezond gedrag bij medewerkers (HC Health)

Gratis webinars en virtuele trainingen
Ben je op zoek naar gratis webinars en virtuele trainingen die je jouw medewerkers aan kunt bieden in het kader van gezond en energiek thuiswerken? Verschillende partijen hebben een gratis aanbod van webinars.

Klik hier voor het aanbod van HC Health
Klik hier voor het aanbod van Bewegen Werkt

Om als medewerker duurzaam inzetbaar te blijven is het belangrijk dat je je werk energiek kunt uitvoeren. Dit kan nu we veel thuis werken soms extra uitdagend zijn. Heb je medewerkers met uitdagingen op het gebied van energiemanagement? Dan vind je hier handige informatie inclusief work-outs, oefeningen en een korte online training met als doel je energie te vergroten.

Waar moet je op letten bij video vergaderingen?
De BBC beschrijft in dit artikel enkele aandachtspunten voor video vergaderen.

Lees hier het artikel van de BBC 

Blijven bewegen voor meer energie
Wij hoeven jou als sportwerkgever het belang van bewegen en sporten niet uit te leggen. Maar mocht je op zoek zijn naar workouts die je medewerkers eenvoudig thuis kunnen uitvoeren om meer energie te behouden door beweging? Inclusief simpele beweeg tips voor werken vanuit huis? Die vind je hier:

Klik hier voor beweegtips van TeamNL
Klik hier voor beweegtips van HCHealth

Energiecheck en zelf aan de slag voor optimale energie
Wil je jouw medewerkers zelf een snelle, simpele energiecheck laten doen en korte online trainingen laten volgen om hun persoonlijke energiecapaciteit te vergroten? Klik hier: 

Klik hier voor de snelle energiecheck

Ontspanning voor topprestaties
Ontspannen is belangrijk om optimaal te kunnen presteren. Daarom kan je deze tips gebruiken om optimaal te kunnen ontspannen.

Klik hier voor ontspanningstips van TeamNL
Klik hier voor ontspanningstips van HCHealth

Praktische tips voor productiviteit
Voor medewerkers die thuiswerken met kinderen deelt HC Health praktische tips om je productiviteit te vergroten.

Klik hier voor praktische tips om thuis te werken met kinderen

Webinar ‘Goed werkgever aan ouders met jonge kinderen’
Werkgeven aan ouders die werk met de zorg voor kinderen moeten combineren vraagt om een speciale aanpak. Daarom organiseert Inspectie SZW op 26 mei 2020 van 14:30 uur tot uiterlijk 16.00 uur het webinar ‘Goed werkgeven aan ouders met jonge kinderen’. Dit webinar is gericht op werkgevers, HR-adviseurs, OR-leden, sector- en brancheorganisaties en landelijke partijen (o.a. werkgevers- en werknemersverenigingen). Tijdens het webinar krijgen deelnemers concrete tips van experts over hoe je als werkgever het beste om kunt gaan met medewerkers met jonge kinderen of een kinderwens.

Klik hier voor meer informatie over de webinar
Bekijk hier de webinar